سياسة الخصوصية لتطبيق «أبناء الرازي»
تشرح هذه السياسة ما البيانات التي يعالجها تطبيق «أبناء الرازي» والخادم الذي يعمل معه، ولماذا، ومن يطّلع عليها، وكم تُحفظ، وما حقوقك. كتبناها بلغة بسيطة. إن لم يتضح لك شيء فاسأل مكتب المدرسة. وإذا اختلف النص العربي عن النص الإنجليزي فالنص العربي هو المعتمد.
- من نحن
- نطاق هذه السياسة
- البيانات التي نعالجها
- أذونات الهاتف
- لماذا نستخدم البيانات
- المحادثات تحت إشراف المدرسة
- مشاركة الموقع (اختيارية)
- من يرى بياناتك
- مكان حفظ البيانات ومزوّدو الخدمة
- بيانات الطلاب القاصرين ودور وليّ الأمر
- حماية البيانات
- مدة الاحتفاظ
- حقوقك وكيف تطلبها
- تغيير هذه السياسة
- التواصل معنا
1. من نحن
المسؤول عن بياناتك هو مدارس أبناء الرازي الأهلية، مدرسة أهلية في البصرة تتبع المديرية العامة لتربية البصرة. العنوان: البصرة – الزهراء – شارع الشهداء، جمهورية العراق (الموقع على الخريطة (30.524242, 47.808454)). المدرسة هي التي تقرّر ما يُجمع ولأي غرض.
الجهة التقنية المشغّلة: مطوّر النظام والمشغّل التقني للمدرسة، ويُتواصل معه عبر رقم الدعم نفسه أدناه. تشغّل الخادم وتصونه لحساب المدرسة، وتعمل بتعليماتها فقط، ولا تستخدم البيانات لأي غرض خاص بها.
للتواصل في شؤون الخصوصية: الهاتف +964 772 658 7102 (اتصال أو واتساب)، أو مراجعة مكتب المدرسة في أوقات الدوام. المسؤول عن حماية البيانات: إدارة المدرسة (مدير المدرسة).
«أبناء الرازي» تطبيق خاص بالمدرسة، وليس تطبيقًا حكوميًا ولا تابعًا لوزارة التربية.
2. نطاق هذه السياسة
تشمل هذه السياسة تطبيق «أبناء الرازي» على Android وiPhone وiPad، وخادم المدرسة الذي يتصل به التطبيق، وأجهزة الحضور عند بوابة المدرسة، وهذا الموقع. يستخدم التطبيقَ الطلابُ وأولياء الأمور والمعلمون.
لا يوجد تسجيل ذاتي. تُنشئ المدرسة كل حساب بنفسها وتسلّمه لصاحبه على «بطاقة الدخول». لذلك تأتي معظم بيانات الحساب من سجلات المدرسة، لا من التطبيق.
3. البيانات التي نعالجها
| النوع | ما يشمله | من أين تأتي |
|---|---|---|
| الحساب والهوية | الاسم، الرقم المدرسي (رقم الدخول)، نوع الحساب (طالب، وليّ أمر، معلّم)، الجنس، لغة الحساب، الصف والشعبة، صلة وليّ الأمر بأبنائه، صورة الملف إن وضعتها المدرسة. | مكتب المدرسة |
| بيانات الملف في سجل المدرسة | رقم الهاتف والبريد ورقم الهوية الوطنية. للطالب: تاريخ الميلاد (ويعتمد عليه النظام في شرط العمر لمشاركة الموقع)، ورقم القبول وتاريخه، ورقم هاتف التواصل مع وليّ الأمر، وملاحظات داخلية عن الطالب لا يراها إلا من لديه صلاحية خاصة. لوليّ الأمر: العنوان والمهنة ومكان العمل وطريقة التواصل المفضّلة. للموظف: الرقم الوظيفي والمسمّى الوظيفي وتاريخ التعيين. لا يطلب التطبيق أيًّا من هذه البيانات. | مكتب المدرسة |
| كلمة المرور | تُحفظ بصيغة مشفّرة باتجاه واحد (hash) لا يمكن قراءتها. وحين يضع المكتب كلمة مرور لك، يحفظ منها نسخة مشفّرة ليعيد طباعة بطاقة الدخول، وتُمسح هذه النسخة تلقائيًا عندما تغيّر كلمة مرورك بنفسك. | المكتب، ثم أنت |
| السجلات المدرسية | الدرجات (لا يرى الطالب ووليّ الأمر إلا المنشور منها)، الحضور والغياب والتأخر، الجدول، الواجبات وحلولها ومرفقاتها وملاحظات المعلّم عليها، الاختبارات القصيرة وإجاباتها، طلبات الإجازة وأسبابها، الإعلانات. | المعلمون والمكتب، وأنت عند تسليم واجب أو إرسال طلب |
| مراسلة الإدارة | رسائل وليّ الأمر إلى مكتب المدرسة ومرفقاتها، ومنها طلبات حذف الحساب، وفئة «صحية» قد يرسل فيها وليّ الأمر معلومات صحية عن ابنه، كتقرير طبي. | وليّ الأمر والمكتب |
| معلومات صحية في سجل المدرسة | ملاحظات صحية عن الطالب يدخلها المكتب، ولا يراها إلا موظفون لديهم صلاحية خاصة. | مكتب المدرسة |
| المحادثات | نوعان من المحادثات (انظر القسم 6): محادثة الطالب مع معلّميه، ومحادثة مكتب المدرسة مع وليّ أمر أو طالب أو معلّم. وتشمل نص الرسائل، والصور والرسائل الصوتية والملفات المرفقة، وحالة الاستلام والقراءة، وسجل تعديل الرسائل وحذفها، والبلاغات عن الرسائل. | الطلاب والمعلمون وأولياء الأمور ومكتب المدرسة |
| ملاحظاتي ومهامي | ملاحظات الطالب ومهامه الخاصة، مع تواريخ الاستحقاق والتذكير. | الطالب |
| الاستبيانات | إجاباتك عن استبيان ترسله المدرسة (اختيار من خيارات). في الاستبيان العادي تُحفظ الإجابة باسمك. وفي الاستبيان الذي تجعله المدرسة «مجهول الهوية» لا يحفظ النظام من أجاب بماذا، بل يحفظ فقط أنك أجبت. | أنت |
| الموقع (اختياري) | موقع الطالب الدقيق ودقة القراءة وسرعة الحركة ووقتها، وأوقات بدء المشاركة وانتهائها، وأوقات وصوله إلى مكان حدّدته المدرسة أو مغادرته له، وسجلات الموافقة. فقط في الحالات المشروحة في القسم 7. | هاتف الطالب، بعد موافقته وموافقة وليّ أمره |
| أجهزة الحضور | رقم الطالب على الجهاز (PIN) ووقت كل بصمة ورقم يدل على طريقة التحقق (بصمة إصبع، وجه، بطاقة، رمز). انظر «أجهزة الحضور» أدناه. | أجهزة البوابة |
| ألبومات الصور | صور الأنشطة المدرسية التي تنشرها المدرسة للأسر، وقد يظهر فيها الطلاب. تُحذف بيانات الموقع المخزّنة داخل الصورة (EXIF) عند رفعها. | المدرسة |
| الجهاز والاتصال | رمز الإشعارات (push token)، ومعرّف تثبيت يولّده التطبيق، وطراز الجهاز، وإصدار نظام التشغيل، وإصدار التطبيق، ولغة الجهاز، ووقت آخر دخول وعنوان IP له، ومحاولات الدخول مع عنوان IP ووصف الجهاز أو المتصفح. | التطبيق تلقائيًا |
| نشاطك في التطبيق | أي الإشعارات قرأت، وإقرارك بإشعار الإشراف على المحادثات (مع نص الإشعار الذي أقررت به)، وقبولك لموافقة الموقع. | التطبيق |
أجهزة الحضور عند البوابة
تسجّل أجهزة البوابة دخول الطالب وخروجه. يستقبل الخادم رقم الطالب على الجهاز ووقت البصمة ورقمًا يدل على طريقة التحقق فقط. لا يحفظ الخادم بصمات الأصابع ولا قوالب الوجه، وإذا أرسل الجهاز شيئًا منها يُرمى فورًا دون حفظ.
لكن الجهاز نفسه يحفظ ما يحتاجه للتعرّف: إذا سُجّلت بصمة الطالب على الجهاز فإنها تبقى في الجهاز. وفي أجهزة التعرّف على الوجه يحفظ الخادم صورة وجه مجهّزة من صورة الطالب في ملفه ويرسلها إلى الجهاز، ويستخرج الجهاز منها قالب الوجه ويحفظه داخله. هذه الأجهزة ملك المدرسة وموجودة في مبناها. قد تستخدم المدرسة عند البوابات أجهزة تعمل بالبصمة أو بالتعرّف على الوجه أو بالبطاقة. قوالب البصمة والوجه تبقى داخل الجهاز ولا تصل إلى خوادمنا أبدًا، وفي أجهزة الوجه تُرسل صورة الطالب إلى الجهاز كما سبق. تُبلغ المدرسة الأسرة بذلك عند التسجيل، ولوليّ الأمر أن يراجع إدارة المدرسة إن كان لديه اعتراض.
ما لا نجمعه
- لا إعلانات، ولا معرّف إعلاني، ولا أدوات تحليلات، ولا تتبّع عبر التطبيقات أو المواقع الأخرى.
- لا نبيع البيانات ولا نؤجّرها ولا نستخدمها للتسويق.
- لا نقرأ جهات الاتصال ولا سجل التصفح، ولا نأخذ أي دفعة مالية في التطبيق.
- لا توجد في التطبيق أداة لتقارير الأعطال (crash reporting). لكن مكوّنين من Google يرسلان إلى Google تلقائيًا معلومات تقنية:
- مكتبة الإشعارات Firebase: طراز الجهاز ونوعه، وإصدار النظام، وإصدار التطبيق ومكتباته. ويقول Google إنها لا تُربط بالمستخدم ولا بمعرّف جهازه.
- على Android فقط، أداة قراءة رمز QR (Google ML Kit)، وهي تقرأ الرمز على الهاتف نفسه: ترسل إلى Google معلومات الجهاز (الشركة المصنّعة والطراز وإصدار النظام)، واسم التطبيق وإصداره، ومعرّفًا لكل تثبيت يقول Google إنه لا يُقصد به التعرّف على المستخدم، وقياسات أداء الأداة وإعداداتها. على iPhone تُقرأ الرموز بأداة Apple المدمجة في النظام.
ما يُحفظ على هاتفك
يحفظ التطبيق نسخة من بياناتك ليعمل بسرعة وبدون إنترنت، في ملف خاص بكل حساب على الهاتف. عند تسجيل الخروج تُمحى من الهاتف رسائل المحادثات ومرفقاتها. أما باقي النسخة (مثل الشاشات المحفوظة كالدرجات والحضور، والابن المختار) فتبقى في ملف ذلك الحساب على الهاتف حتى يُحذف التطبيق. رمز الدخول محفوظ في المخزن الآمن للهاتف (Keychain في iPhone وKeystore في Android). على Android تُستثنى بيانات التطبيق من النسخ الاحتياطي السحابي ومن النقل إلى هاتف جديد. إن كان هاتفك يستخدمه غيرك فاحذف التطبيق منه عند الحاجة.
4. أذونات الهاتف
لا يطلب التطبيق أي إذن عند فتحه أول مرة. يطلب كل إذن عندما تستخدم الميزة التي تحتاجه، ويمكنك الرفض ويبقى باقي التطبيق يعمل.
| الإذن | متى يُطلب ولماذا |
|---|---|
| الإشعارات | بعد تسجيل الدخول، لتنبيهك بالحضور والدرجات والواجبات والرسائل والإعلانات. إن رفضت تبقى كل التنبيهات في صندوق الإشعارات داخل التطبيق. |
| الكاميرا | عند مسح رمز QR في بطاقة الدخول، أو عند التقاط صورة لإرفاقها. |
| الميكروفون | عند تسجيل رسالة صوتية في المحادثة فقط. يظهر شريط التسجيل طوال مدة التسجيل. |
| الصور | لاختيار صورة ترفقها، عبر أداة اختيار الصور في النظام، فلا يرى التطبيق إلا الصورة التي تختارها. وعند «حفظ الصورة» يُطلب إذن إضافة فقط. |
| الموقع | للطالب فقط، وفقط إذا فعّلت المدرسة مشاركة الموقع ووقّع وليّ الأمر الموافقة وقبلها الطالب. يُطلب إذن «أثناء الاستخدام» فقط، ولا يُطلب إذن «دائمًا» أبدًا. على Android يظهر إشعار ثابت طوال فترة المشاركة الجارية. |
5. لماذا نستخدم البيانات
- لتقديم الخدمة المدرسية: الدرجات والحضور والجدول والواجبات والاختبارات والإعلانات والاستبيانات والإشعارات.
- للتواصل بين الطالب ومعلّميه، وبين مكتب المدرسة والطلاب والمعلمين وأولياء الأمور.
- لحماية الطلاب: الإشراف على المحادثات، والبلاغات، وتنبيهات الوصول والانصراف، ومشاركة الموقع الاختيارية.
- لأمن الحسابات: التحقق من الدخول، ومنع محاولات الدخول المتكررة، وسجل التدقيق.
- للوفاء بواجبات المدرسة في حفظ السجلات المدرسية.
الأساس الذي نعتمد عليه: عقد التسجيل بين المدرسة والأسرة، وواجبات المدرسة القانونية في حفظ السجلات، والموافقة المكتوبة لمشاركة الموقع. وتجري هذه المعالجة في إطار الوظيفة التعليمية المشروعة للمدرسة، وتخضع لقوانين جمهورية العراق.
لا نتخذ بشأنك أي قرار آلي بالكامل له أثر مهم عليك.
6. المحادثات تحت إشراف المدرسة
في التطبيق نوعان من المحادثات:
- محادثة الطالب مع معلّميه: لا تُفتح إلا بين طالب ومعلّم مكلّف بتدريسه.
- محادثة مكتب المدرسة: يفتحها مكتب المدرسة مع وليّ أمر أو طالب أو معلّم، ويكون فيها موظف المكتب طرفًا. يجدها وليّ الأمر في «رسائل المدرسة». يرسل فيها الطرفان نصًا وصورًا ورسائل صوتية.
وهذه غير «مراسلة الإدارة»، وهي طلبات مكتوبة يرسلها وليّ الأمر إلى المكتب.
قبل أول محادثة يعرض التطبيق على الطالب والمعلّم هذا الإشعار ويطلب إقرارهما به، ويبقى تذكير به ظاهرًا في كل محادثة:
«المراسلات المدرسية خاضعة لإشراف إدارة المدرسة. يجوز للمشرفين المخوَّلين الاطلاع على المحادثات ومرفقاتها، ويُسجَّل كل اطلاع باسم من قام به. لا تُحذف الرسائل من سجل المدرسة عند حذفها من المحادثة.»
- يشمل الإشراف النوعين، ومنهما محادثات مكتب المدرسة مع أولياء الأمور. ويسري على النوعين الحفظ نفسه (القسم 12).
- المشرف لا يظهر مشاركًا في المحادثة، لكن كل اطلاع منه يُسجَّل في سجل دائم لا يمكن تعديله ولا حذفه.
- الرسالة التي تعدّلها أو تحذفها تبقى نسختها السابقة في سجل المدرسة.
- لا يرى وليّ الأمر محادثات ابنه مع معلّميه أبدًا.
- لا يدخل نص الرسالة ولا الدرجة في نص الإشعار الذي يظهر على شاشة القفل.
7. مشاركة الموقع (اختيارية)
ميزة اختيارية لطمأنة وليّ الأمر على وصول ابنه. لا يعمل أي جزء آخر من التطبيق عليها: من لا يشارك موقعه يستخدم التطبيق كاملًا.
- ثلاث موافقات: تفعّلها المدرسة أولًا، ثم يوقّع وليّ الأمر الأساسي نموذج موافقة مكتوبًا، ثم يقبلها الطالب بنفسه على هاتفه قبل أن يطلب النظام إذن الموقع.
- ليست متاحة لمن هم دون 13 سنة. يرفضها النظام إذا كان عمر الطالب أقل من 13 سنة أو كان تاريخ ميلاده غير مسجّل.
- متى يُرسل الموقع: (أ) أثناء «فترة الذهاب والإياب» التي تحدّدها المدرسة، إذا بدأ الطالب المشاركة بنفسه. تتوقف المشاركة بانتهاء الفترة أو بعد مدة قصوى تحدّدها المدرسة (120 دقيقة ما لم تغيّرها). (ب) عند «طلب موقع» من وليّ الأمر، إذا قبل الطالب الطلب، فتُرسل نقطة واحدة.
- ما يُرسل: الموقع الدقيق ودقة القراءة ووقتها، وسرعة الحركة التي يقيسها الهاتف. يرى وليّ الأمر السرعة مع المسار.
- بديل بلا هاتف: «آخر ظهور عند البوابة»، ويؤخذ من جهاز الحضور ولا يستعمل موقع الهاتف.
- من يراه: الطالب نفسه، وأولياء أمره الذين تسمح لهم المدرسة برؤية الموقع، وموظفون محدّدون أُعطوا صلاحية خاصة بقرار مكتوب. كل اطلاع يُسجَّل، ويرى الطالب القائمة في «من شاهد موقعك».
- قد يحسب الخادم وصول الطالب إلى مكان حدّدته المدرسة (مثل المدرسة) أو مغادرته له، ويرسل تنبيهًا لوليّ الأمر، ويحفظ وقت الوصول والمغادرة.
- التوقف والانسحاب: يستطيع الطالب إيقاف المشاركة في أي وقت («أوقف المشاركة الآن»)، أو سحب موافقته نهائيًا («اسحب موافقتي»)، ولا يستطيع أي موظف إعادتها. عندها يلزم توقيع جديد من وليّ الأمر وقبول جديد من الطالب. ويستطيع وليّ الأمر سحب موافقته بمراجعة المدرسة.
- لا يُستخدم الموقع لإعلان ولا لتحليلات ولا لتسويق، ولا تعطيه المدرسة لأي جهة أخرى. لكن إذا اختار وليّ الأمر «فتح في تطبيق الخرائط» يُمرَّر الموقع إلى تطبيق الخرائط الموجود على هاتفه، ويخضع عندها لسياسة ذلك التطبيق. مدة حفظ بيانات الموقع في القسم 12.
8. من يرى بياناتك
- الطالب: بياناته المنشورة له، ومحادثاته، وملاحظاته.
- وليّ الأمر: بيانات أبنائه المرتبطين بحسابه، بحسب ما تسمح به المدرسة لكل رابط: الدرجات المنشورة والحضور والواجبات والجدول، والموقع إن سُمح به. ومحادثاته هو مع مكتب المدرسة. لا يرى محادثات ابنه.
- المعلّم: بيانات الطلاب في الصفوف والمواد التي يدرّسها.
- موظفو المدرسة: كلٌّ بحسب صلاحياته. موظف المكتب يرى محادثات المكتب التي هو طرف فيها. المعلومات الصحية والملاحظات الداخلية ورقم الهوية الوطنية لا يراها إلا من لديه صلاحية خاصة. نتائج الاستبيانات يراها موظفو المدرسة المسؤولون عنها.
- ملاحظاتي ومهامي: لا يراها إلا الطالب الذي كتبها. لا توجد صلاحية في التطبيق ولا في لوحات المدرسة تكشفها لأحد غيره. تُحفظ على الخادم دون تشفير إضافي، فهي في متناول من يدير الخادم تقنيًا فقط.
- الجهة التقنية المشغّلة: تصل إلى الخادم لتشغيله وصيانته، بتعليمات المدرسة فقط.
- قد نكشف بيانات لجهة رسمية إذا ألزمنا القانون العراقي بذلك.
9. مكان حفظ البيانات ومزوّدو الخدمة
مكان الحفظ: كل بيانات النظام محفوظة على خادم افتراضي (VPS) تستأجره الجهة المشغّلة من شركة Hostinger، خارج العراق، في مركز بيانات تديره شركة Hostinger. يشمل ذلك كل شيء: الحسابات والدرجات والحضور والمحادثات ومرفقاتها ومراسلة الإدارة والمعلومات الصحية ومسار الموقع والصور. الخادم مشترك بين أنظمة عدة مدارس، ولكل مدرسة حساب مستقل على الخادم وقاعدة بيانات مستقلة ومستخدم قاعدة بيانات خاص بها. وتديره الجهة المشغّلة.
ونستعين أيضًا بالجهات التالية. تعمل لحساب المدرسة ولا تحصل على بياناتك لأغراضها الخاصة:
| الجهة | ما تتلقاه ولماذا |
|---|---|
| Hostinger | استضافة الخادم، ونسخ Hostinger الاحتياطية للخادم كاملًا (للطوارئ)، كما في الفقرة السابقة. |
| وجهة النسخ الاحتياطي خارج الخادم | نسخة احتياطية مضغوطة من حساب المدرسة على الخادم (ملفاته وقاعدة بياناته)، تُنقل إليها من لوحة الاستضافة لتُستعاد منها البيانات إذا تعطّل الخادم أو فُقد. يختارها المشغّل التقني ويتحكّم بها، ولا تُستعمل لأي غرض آخر. |
| Google — Firebase Cloud Messaging | رمز الإشعارات لجهازك، ونص إشعار عام (مثل «إشعار جديد من المدرسة»)، وأرقامًا تعريفية داخلية تفتح الشاشة الصحيحة. لا يدخل الإشعار أي درجة ولا نص رسالة. وتُسلَّم إشعارات iPhone عبر خدمة Apple للإشعارات (APNs). |
| Google — ML Kit (على Android) | معلومات تقنية عن الجهاز والتطبيق وأداء قارئ رمز QR، كما في «ما لا نجمعه» أعلاه. |
| Mapbox | عند فتح الخريطة يطلب الهاتف صور الخريطة للمنطقة المعروضة على الشاشة مباشرة من Mapbox، فتعرف Mapbox المنطقة المعروضة وعنوان IP للهاتف، لا اسمًا ولا رقمًا مدرسيًا. بيانات الخريطة من OpenStreetMap. |
| Google Play وApp Store | تنزيل التطبيق وتحديثه، وفق سياستَي Google وApple. |
النقل خارج العراق: كل بيانات النظام محفوظة خارج العراق كما سبق. وتعالج Google وApple وMapbox البيانات المحدودة الموصوفة في الجدول على خوادمها، وقد تكون في الولايات المتحدة ودول أخرى.
10. بيانات الطلاب القاصرين ودور وليّ الأمر
- كثير من الطلاب دون 18 سنة. تُنشئ المدرسة حساب الطالب ضمن تسجيله فيها، ويرتبط بحساب وليّ أمره. وتوافق الأسرة على استخدام التطبيق ضمن عقد التسجيل مع المدرسة.
- يرى وليّ الأمر بيانات ابنه ضمن ما تسمح به المدرسة، ويستطيع طلب الاطلاع عليها وتصحيحها وطلب حذف حساب ابنه نيابة عنه (انظر صفحة حذف الحساب).
- مشاركة الموقع تحتاج توقيع وليّ الأمر الأساسي وقبول الطالب، وهي ممنوعة لمن هم دون 13 سنة.
- لا إعلانات ولا تتبّع لأي مستخدم، طالبًا كان أو بالغًا.
- تذكير بالسلامة للطلاب: لا تشارك معلوماتك الشخصية أو صورك أو كلمة مرورك مع أحد، وكن لطيفًا في كلامك. وإذا أزعجتك رسالة أو أقلقك شيء فأخبر وليّ أمرك أو معلّمك أو إدارة المدرسة، فنحن هنا لمساعدتك.
11. حماية البيانات
- كل الاتصال بين التطبيق والخادم مشفّر (HTTPS/WSS)، ونسخة التطبيق المنشورة ترفض الاتصال غير المشفّر.
- كلمات المرور محفوظة بتشفير باتجاه واحد، ونسخة كلمة المرور التي يضعها المكتب مشفّرة.
- يطّلع كل مستخدم على ما تسمح به صلاحياته فقط. تُسجَّل الأعمال الحساسة في سجل تدقيق لا يمكن تعديله، وكذلك كل اطلاع على المحادثات أو الموقع.
- على الخادم المشترك، لكل مدرسة حساب مستقل وقاعدة بيانات مستقلة لا تصل إليها أنظمة المدارس الأخرى.
- عند الإيقاف أو الأرشفة أو إعادة تعيين كلمة المرور تُنهى كل جلسات الحساب على كل الأجهزة.
- نص إشعار شاشة القفل عام في الأصل، ولا يظهر فيه اسم ولا درجة ولا نص رسالة.
- النسخ الاحتياطية التي يصنعها النظام مشفّرة (AES-256). وتُؤخذ أيضًا نسخ احتياطية كاملة لحساب المدرسة من لوحة الاستضافة، تُحفظ على الخادم وفي وجهة نسخ احتياطي خارج الخادم يتحكّم بها المشغّل التقني، ولا يصل إليها غيره. وتأخذ Hostinger كذلك نسخًا للخادم كاملًا للطوارئ.
لا يوجد نظام آمن تمامًا. إذا وقع حادث يمسّ بياناتك تبلغك المدرسة ومن يلزم إبلاغه. نبلغ الأسر المتأثرة دون تأخير غير مبرّر، وخلال 72 ساعة من التأكد من الحادث، بالهاتف أو بإشعار في التطبيق، ونخبرها بما حدث وما فعلناه وما يمكنها أن تفعله.
12. مدة الاحتفاظ
يبيّن الجدول مدة حفظ كل نوع من البيانات. يحذف النظام البيانات تلقائيًا وفق هذا الجدول بمهمة مجدولة تعمل كل ليلة. تحدّد المدرسة المُدد وتستطيع تغييرها، وأي تغيير يُنشر هنا قبل تطبيقه.
تجميد البيانات: قد تضع المدرسة «تجميدًا» على بيانات شخص، مثلًا أثناء تحقيق أو لواجب قانوني. البيانات المجمّدة لا تُحذف تلقائيًا، ومنها مسار الموقع، وتبقى حتى يُرفع التجميد.
| البيانات | مدة الحفظ |
|---|---|
| نقاط مسار الموقع (مع السرعة) | 24 ساعة، ثم تُحذف نهائيًا بمهمة تعمل كل ساعة، إلا إذا كانت مجمّدة. الحد الأعلى الذي تسمح به الإعدادات 7 أيام. |
| نقطة «طلب الموقع» | لا تُحفظ في قاعدة البيانات. تبقى في ذاكرة مؤقتة حتى ينتهي الطلب (10 دقائق). |
| سجل «من شاهد موقعك» | سنة واحدة، لأنه سجل حماية للطالب، إلا إذا كان مجمّدًا. |
| أوقات بدء المشاركة وانتهائها، أوقات الوصول والمغادرة، سجلات موافقة الموقع | لا تُحذف تلقائيًا. تبقى ما دامت قاعدة البيانات قائمة. |
| رسائل المحادثة ومرفقاتها (النوعان) | تُحذف الرسالة تلقائيًا بعد 36 شهرًا من إرسالها (تستطيع المدرسة ضبط المدة بين 12 و120 شهرًا). ويبقى دون حد زمني: الرسائل التي عُدّلت أو حُذفت أو أخفتها الإدارة، والرسائل التي اطّلع عليها مشرف. والرسالة التي عليها بلاغ مفتوح تبقى حتى يُغلق البلاغ. |
| صندوق الإشعارات | 365 يومًا، ثم تُحذف تلقائيًا. |
| سجلات إرسال الإشعارات | 90 يومًا، ثم تُحذف تلقائيًا. |
| محاولات الدخول | 90 يومًا، ثم تُحذف تلقائيًا. |
| ملاحظاتي ومهامي | ما دام الحساب قائمًا. الملاحظة التي يحذفها الطالب تنتقل إلى سلة المحذوفات ليستعيدها إن شاء. وتُحذف منها نهائيًا تلقائيًا بعد 30 يومًا في السلة. |
| مراسلة الإدارة | تُحذف تلقائيًا بعد سنتين (730 يومًا) من إغلاق المراسلة. المراسلة التي ما زالت مفتوحة لا تُحذف. |
| السجلات المدرسية: التسجيل، الدرجات وتعديلاتها، الحضور وتصحيحاته وسجلات أجهزة البوابة، الواجبات، الاختبارات، طلبات الإجازة | تحفظها المدرسة سجلًا مدرسيًا دائمًا، ولا تُحذف تلقائيًا، لأن المدرسة ملزمة بحفظ السجل الدراسي لطلابها. |
| بيانات الملف: الاسم، بيانات التواصل، رقم الهوية الوطنية، تاريخ الميلاد، بيانات وليّ الأمر والموظف، المعلومات الصحية، الملاحظات الداخلية، صورة الملف وصورة الوجه المجهّزة لأجهزة البوابة | ما دامت قاعدة البيانات قائمة، حتى بعد إغلاق الحساب. لا يوجد في النظام إجراء يمحوها. يستطيع المكتب عند الطلب مسح بعض الحقول أو تغييرها بتعديل الملف، مثل الهاتف والبريد والصورة. |
| سجلات أجهزتك (رمز الإشعارات، معرّف التثبيت، الطراز، النظام، إصدار التطبيق) | يتوقف استعمالها عند تسجيل الخروج أو إغلاق الحساب، لكن السجل نفسه يبقى ما دامت قاعدة البيانات قائمة. |
| وقت آخر دخول وعنوان IP له | ما دامت قاعدة البيانات قائمة. |
| البلاغات عن الرسائل، إقرارات إشعار الإشراف، إجابات الاستبيانات | لا تُحذف تلقائيًا. تبقى ما دامت قاعدة البيانات قائمة. |
| سجل التدقيق، سجل حالة الحساب، سجل اطلاع المشرفين على المحادثات | دائمًا، ولا يمكن تعديلها ولا حذفها. تسجّل من فعل ماذا ومتى، ومعه عنوان IP ووصف الجهاز أو المتصفح لمن قام بالفعل (ومنه تسجيل دخولك برمز QR). ويحفظ سجل الإشراف أيضًا كلمات البحث التي كتبها المشرف، ويحفظ سجل حالة الحساب السبب المكتوب لكل إيقاف أو أرشفة. يسجّل سجل التدقيق أي الحقول تغيّرت، لكنه لا يحفظ في العادة قيمها ولا نص رسائلك. |
| سجلات الخادم التقنية | ملف لكل يوم، ويُحفظ 14 يومًا ثم يُحذف تلقائيًا. |
| النسخ الاحتياطية | نسخ النظام المشفّرة: حتى 3 سنوات (نسخة سنوية). نسخ لوحة الاستضافة: يومية تُحفظ 7 أيام، وأسبوعية تُحفظ 4 أسابيع. ونسخ Hostinger للخادم كاملًا: تُستبدل تباعًا ولا تُحفظ أكثر من 4 أسابيع. ما يُحذف من النظام قد يبقى في نسخة أقدم حتى تنتهي مدتها. |
عند طلب حذف الحساب تُغلق المدرسة الحساب بالأرشفة، فيتوقف الدخول. الأرشفة لا تمحو البيانات: تبقى البيانات أعلاه بحسب مُددها. التفاصيل في صفحة حذف الحساب.
13. حقوقك وكيف تطلبها
- الاطلاع: ترى معظم بياناتك داخل التطبيق، ويمكنك طلب نسخة منها من مكتب المدرسة.
- التصحيح: الاسم وبيانات التواصل والتسجيل يدخلها المكتب، فاطلب منه تصحيحها.
- إغلاق الحساب وحذف البيانات: من التطبيق: «حسابي» ← «حذف الحساب»، أو بالتواصل مع المدرسة. تُغلق المدرسة الحساب، ويستطيع المكتب مسح بعض حقول الملف، لكن النظام لا يمحو باقي البيانات. انظر صفحة حذف الحساب.
- سحب الموافقة على الموقع: من تطبيق الطالب («اسحب موافقتي»)، أو بمراجعة المدرسة لوليّ الأمر.
- الإشعارات: يمكنك إيقافها من إعدادات الهاتف.
- الاعتراض والشكوى: تواصل معنا على الهاتف +964 772 658 7102 (اتصال أو واتساب)، أو راجع إدارة المدرسة. وإن لم يُرضِك الرد فيمكنك مراجعة المديرية العامة لتربية البصرة، الجهة الرسمية المشرفة على المدارس الأهلية.
نتحقق من هويتك قبل تنفيذ أي طلب، عادة بالاتصال بك على الرقم المسجّل لدى المدرسة. نرد خلال 30 يومًا من استلام الطلب.
14. تغيير هذه السياسة
إذا غيّرنا هذه السياسة ننشر النص الجديد هنا مع تاريخ نفاذ جديد. وإذا كان التغيير مهمًا نعلنه أيضًا بإعلان في التطبيق قبل تطبيقه.
15. التواصل معنا
مدارس أبناء الرازي الأهلية — البصرة – الزهراء – شارع الشهداء، جمهورية العراق
الموقع على الخريطة (30.524242, 47.808454)
الهاتف وواتساب، ومنه الدعم الفني للتطبيق: +964 772 658 7102 · واتساب
أوقات الدوام: من الأحد إلى الخميس، 8:00 صباحًا – 2:00 ظهرًا بتوقيت العراق
الموقع: abna-alrazi.school-iq.my
Privacy Policy for the Abna Al-Razi app
This policy explains what data the «أبناء الرازي» (Abna Al-Razi) app and its server handle, why, who can see it, how long it is kept, and what your rights are. We have tried to keep it plain. If anything is unclear, ask the school office. If the Arabic and English texts differ, the Arabic text applies.
- Who we are
- What this policy covers
- The data we handle
- Phone permissions
- Why we use the data
- Chat is supervised by the school
- Location sharing (optional)
- Who can see your data
- Where data is stored, and service providers
- Students who are minors, and guardians
- Security
- How long we keep data
- Your rights and how to use them
- Changes to this policy
- Contact us
1. Who we are
The controller of your data is Abna Al-Razi Private Schools (مدارس أبناء الرازي الأهلية), a private school in Basra under the General Directorate of Education in Basra (المديرية العامة لتربية البصرة). Address: Al-Shuhada St., Al-Zahraa, Basra, Iraq (map location (30.524242, 47.808454)). The school decides what is collected and why.
The technical operator (processor) is the system's developer and the school's technical operator, reachable through the same support number below. It runs and maintains the server for the school, acts only on the school's instructions, and does not use the data for its own purposes.
Privacy contact: phone +964 772 658 7102 (call or WhatsApp), or visit the school office during office hours. Data-protection contact: the school administration (the principal).
Abna Al-Razi is the school's own app. It is not a government app and is not published by the Ministry of Education.
2. What this policy covers
This policy covers the Abna Al-Razi app on Android, iPhone and iPad, the school server the app talks to, the attendance terminals at the school gate, and this website. Students, guardians and teachers use the app.
There is no sign-up. The school creates every account itself and hands it to its holder on a login card. Most account data therefore comes from the school's records, not from the app.
3. The data we handle
| Type | What it includes | Where it comes from |
|---|---|---|
| Account and identity | Name, school ID (your login ID), account type (student, guardian, teacher), gender, account language, grade and section, the link between a guardian and their children, and a profile photo if the school adds one. | The school office |
| Profile details in the school's records | Phone number, email address and national ID number. For students: date of birth (the system also uses it for the age limit on location sharing), admission number and date, a contact phone for the guardian, and internal notes about the student that only staff with a special permission can see. For guardians: address, occupation, workplace and preferred way of contact. For staff: employee number, job title and hire date. The app does not ask for any of these. | The school office |
| Password | Stored as a one-way hash that cannot be read back. When the office sets a password for you, it also keeps an encrypted copy so it can reprint your login card. That copy is erased automatically when you change your password yourself. | The office, then you |
| School records | Marks (students and guardians see only published marks), attendance, absence and lateness, timetable, homework with answers, attachments and teacher feedback, quizzes and answers, leave requests and their reasons, announcements. | Teachers and the office, and you when you hand in homework or send a request |
| «مراسلة الإدارة» (Contact the school office) | A guardian's written requests to the office and their attachments, including account-deletion requests. There is a «health» category, where a guardian may send health information about a child, such as a medical note. | Guardians and the office |
| Health information in the school record | Health notes about a student entered by the office. Only staff with a special permission can see them. | The school office |
| Chat | Two kinds of conversation (see section 6): a student with their teachers, and the school office with a guardian, a student or a teacher. It includes message text, photos, voice messages and files; delivery and read receipts; the history of edited and deleted messages; reports about messages. | Students, teachers, guardians and the school office |
| «ملاحظاتي ومهامي» (My notes and tasks) | A student's own notes and tasks, with due and reminder dates. | The student |
| Surveys | Your answers to a survey the school sends (multiple choice). On an ordinary survey your answers are stored under your name. On a survey the school marks as anonymous, the system does not record who gave which answer, only that you answered. | You |
| Location (optional) | A student's precise position, its accuracy, the speed the phone measures and the time; when each sharing session starts and stops; when the student arrives at or leaves a place the school has set; and the consent records. Only in the cases described in section 7. | The student's phone, after the student and their guardian agree |
| Attendance terminals | The student's number on the terminal (PIN), the time of each check-in, and a number for the method used (fingerprint, face, card, code). See "Attendance terminals" below. | The gate terminals |
| Photo albums | Photos of school activities that the school publishes to families. Students may appear in them. Location data stored inside a photo (EXIF) is removed on upload. | The school |
| Device and connection | Push-notification token, an install ID the app creates, device model, operating-system version, app version, device language, the time and IP address of your last sign-in, and sign-in attempts with their IP address and a description of the device or browser. | The app, automatically |
| Activity in the app | Which notifications you have read, your acknowledgement of the chat supervision notice (with the text you acknowledged), and your acceptance of a location consent. | The app |
Attendance terminals at the gate
The gate terminals record when a student arrives and leaves. The server receives only the student's PIN, the time, and a number for the verification method. The server does not store fingerprints or face templates. If a terminal sends any, they are discarded at once and never saved.
The terminal itself keeps what it needs to recognise the student. A fingerprint enrolled on a terminal stays on that terminal. For face-recognition terminals, the server keeps a face photo prepared from the student's profile photo and sends it to the terminal, and the terminal computes and keeps its own face template. The terminals belong to the school and are inside its buildings. The school may use fingerprint, face or card terminals at its gates. Fingerprint and face templates stay on the terminal and never reach our servers; for face terminals, the student's photo is sent to the terminal as described above. The school tells families about this at enrolment, and a guardian who objects can speak to the school administration.
What we do not collect
- No ads, no advertising ID, no analytics tools, and no tracking across other apps or websites.
- We do not sell or rent data, and we do not use it for marketing.
- We do not read your contacts or browsing history, and the app takes no payments.
- The app has no crash-reporting tool. However, two Google components automatically send technical information to Google:
- The Firebase notification library sends the device model and brand, the OS version, and the app and library versions. Google says this information is not linked to a user or to a device identifier.
- On Android only, the QR-code reader (Google ML Kit), which reads the code on the phone itself, sends device information (manufacturer, model, OS version), the app's package name and version, a per-installation identifier that Google says is not intended to identify the user, and performance measurements and settings of the reader. On iPhone, codes are read by Apple's built-in system tool.
What is stored on your phone
The app keeps a copy of your data on the phone so it is fast and works offline, in a separate file for each account. When you sign out, chat messages and their attachments are wiped from the phone. The rest of the copy (such as saved screens like marks and attendance, and the selected child) stays in that account's file on the phone until the app is uninstalled. Your sign-in token is kept in the phone's secure storage (the iOS Keychain or the Android Keystore). On Android, the app's data is excluded from cloud backup and from transfer to a new phone. If someone else uses your phone, uninstall the app when needed.
4. Phone permissions
The app asks for nothing when it first opens. It asks for each permission when you use the feature that needs it. You can say no, and the rest of the app keeps working.
| Permission | When and why |
|---|---|
| Notifications | After you sign in, to alert you about attendance, marks, homework, messages and announcements. If you refuse, every alert still appears in the app's notification inbox. |
| Camera | To scan the QR code on your login card, or to take a photo to attach. |
| Microphone | Only to record a voice message in chat. A recording bar is shown for as long as you record. |
| Photos | To pick a photo to attach, using the system photo picker, so the app sees only the photo you choose. "Save image" asks only for permission to add photos. |
| Location | Students only, and only if the school has switched location sharing on, the guardian has signed the consent and the student has accepted it. The app asks for "While Using the App" only and never for "Always". On Android a notification stays visible for as long as a sharing window is running. |
5. Why we use the data
- To provide school services: marks, attendance, timetable, homework, quizzes, announcements, surveys and notifications.
- To let students talk with their teachers, and the school office with students, teachers and guardians.
- To keep students safe: chat supervision, reports, arrival and departure alerts, and optional location sharing.
- To keep accounts secure: sign-in checks, limits on repeated sign-in attempts, and an audit trail.
- To meet the school's duty to keep school records.
Our grounds for this are the enrolment agreement between the school and the family, the school's legal duty to keep records, and written consent for location sharing. This processing is part of the school's legitimate educational function and is governed by the laws of the Republic of Iraq.
We make no fully automated decisions about you that have a significant effect on you.
6. Chat is supervised by the school
The app has two kinds of conversation:
- A student with their teachers: a conversation opens only between a student and a teacher assigned to teach them.
- The school office: the office opens a conversation with a guardian, a student or a teacher, and a member of the office staff takes part in it. Guardians find these under «رسائل المدرسة» (School messages). Both sides can send text, photos and voice messages.
These are separate from «مراسلة الإدارة» (Contact the school office), where a guardian sends written requests to the office.
Before the first conversation, the app shows students and teachers this notice and asks them to acknowledge it. A reminder stays visible in every conversation:
"School messaging is subject to supervision by the school administration. Authorized supervisors may review conversations and their attachments, and every review is recorded under the name of the person who made it. Deleting a message from a conversation does not remove it from the school record."
- Supervision covers both kinds, including the office's conversations with guardians. Both kinds are kept on the same schedule (section 12).
- A supervisor does not appear as a participant, but every review is written to a permanent log that cannot be changed or deleted.
- If you edit or delete a message, its earlier version stays in the school record.
- A guardian never sees their child's conversations with teachers.
- Message text and marks never appear in the lock-screen notification.
7. Location sharing (optional)
This optional feature helps a guardian know that their child has arrived safely. Nothing else in the app depends on it: a student who does not share their location can use every other part of the app.
- Three agreements: the school switches it on, the primary guardian signs a written consent form, and the student accepts on their own phone before the system asks for location permission.
- Not available under 13. The system refuses it if the student is under 13, or if their date of birth is not recorded.
- When a position is sent: (a) during a commute window the school sets, if the student starts sharing themselves. Sharing stops at the end of the window, or after a maximum length the school sets (120 minutes unless changed). (b) When a guardian sends a location request and the student accepts it. One position is sent.
- What is sent: the precise position, its accuracy and time, and the speed the phone measures. Guardians see the speed with the trail.
- An alternative without the phone: "last seen at the gate", taken from the attendance terminal. It uses no phone location.
- Who sees it: the student, their guardians whom the school allows to see location, and named staff given a special written permission. Every view is logged, and the student can see the list in «من شاهد موقعك» (Who looked at your location).
- The server may work out when the student arrives at or leaves a place the school has set (such as the school), alert the guardian, and record the time of arrival and departure.
- Stopping and withdrawing: the student can stop sharing at any time («أوقف المشاركة الآن», Stop sharing now), or withdraw consent for good («اسحب موافقتي», Withdraw my consent). No staff member can undo a withdrawal. Sharing again needs a new signature from the guardian and a new acceptance from the student. A guardian can withdraw their consent through the school.
- Location is not used for ads, analytics or marketing, and the school does not give it to anyone else. But if a guardian chooses «فتح في تطبيق الخرائط» (Open in maps app), the position is passed to the map app on their phone, under that app's own policy. How long location data is kept is in section 12.
8. Who can see your data
- Students: the data published to them, their chats and their notes.
- Guardians: the data of the children linked to them, as the school allows for each link: published marks, attendance, homework, timetable, and location if allowed; and their own conversations with the school office. Guardians do not see their child's chats.
- Teachers: data about students in the classes and subjects they teach.
- School staff: each according to their permissions. Office staff see the office conversations they take part in. Health information, internal notes and national ID numbers are visible only with a special permission. Survey results are seen by the staff responsible for surveys.
- «ملاحظاتي ومهامي» (My notes and tasks): only the student who wrote them. No permission in the app or in the school's dashboards shows them to anyone else. They are stored on the server without extra encryption, so only the people who run the server technically could reach them.
- The technical operator: has access to the server to run and maintain it, on the school's instructions only.
- We may disclose data to an official authority if Iraqi law requires us to.
9. Where data is stored, and service providers
Where it is stored: all system data is stored on a virtual private server (VPS) that the operator rents from Hostinger, outside Iraq, in a data centre operated by Hostinger. That means everything: accounts, marks, attendance, chats and their attachments, messages to the school office, health information, the location trail and photos. The server is shared by the systems of several schools. Each school has its own account on the server, its own database and its own database user. The operator runs the server.
We also use the following providers. They act for the school and do not receive your data for their own purposes:
| Provider | What it receives and why |
|---|---|
| Hostinger | Hosting of the server, and Hostinger's own whole-server backups (for disasters), as described above. |
| Off-server backup destination | A compressed backup of the school's account on the server (its files and database), copied there from the hosting control panel so the data can be restored if the server fails or is lost. The technical operator chooses it and controls it, and it is used for nothing else. |
| Google — Firebase Cloud Messaging | Your device's push token, a general notification line (such as "New school notification"), and internal ID numbers that open the right screen. No mark and no message text go into a notification. On iPhone, notifications are delivered through Apple's push service (APNs). |
| Google — ML Kit (Android) | Technical information about the device, the app and the QR reader's performance, as listed under "What we do not collect" above. |
| Mapbox | When a map is opened, the phone fetches the map images for the area on screen directly from Mapbox. Mapbox therefore learns the area being viewed and the phone's IP address, but no name and no school ID. Map data © OpenStreetMap. |
| Google Play and the App Store | Downloading and updating the app, under Google's and Apple's own policies. |
Transfers outside Iraq: as said above, all system data is stored outside Iraq. In addition, Google, Apple and Mapbox process the limited data in the table on their own servers, which may be in the United States and other countries.
10. Students who are minors, and guardians
- Many students are under 18. The school creates a student's account as part of their enrolment and links it to their guardian's account. The family agrees to the use of the app through the enrolment agreement with the school.
- A guardian sees their child's data as the school allows. They can ask to see it, ask for it to be corrected, and ask for their child's account to be deleted on the child's behalf (see the delete-account page).
- Location sharing needs the primary guardian's signature and the student's own acceptance, and is blocked for students under 13.
- No ads and no tracking for anyone, child or adult.
- A safety reminder for students: Do not share your personal information, photos or password with anyone, and be kind in what you write. If a message upsets you or something worries you, tell your guardian, your teacher or the school administration. We are here to help.
11. Security
- All traffic between the app and the server is encrypted (HTTPS/WSS), and the store version of the app refuses unencrypted connections.
- Passwords are stored as one-way hashes. The copy of an office-set password is encrypted.
- Each user sees only what their permissions allow. Sensitive actions go into an audit trail that cannot be changed, and so does every view of a chat or of a student's location.
- On the shared server, each school has its own account and its own database, which other schools' systems cannot reach.
- Suspending or archiving an account, or resetting its password, ends every session on every device.
- Lock-screen notifications use general wording by default, with no name, mark or message text.
- The backups the system makes are encrypted (AES-256). Full backups of the school's account are also taken through the hosting control panel. They are kept on the server and at an off-server backup destination that the technical operator controls, and no one else can reach them. Hostinger also takes its own whole-server backups for disasters.
No system is perfectly secure. If an incident affects your data, the school will tell you and anyone else it must tell. We inform affected families without undue delay, and within 72 hours of confirming the incident, by phone or by a notice in the app, telling them what happened, what we have done and what they can do.
12. How long we keep data
The table shows how long each kind of data is kept. The system deletes data automatically on this schedule, with a job that runs every night. The school sets these periods and can change them. Any change will be published here before it takes effect.
Data holds: the school may place a hold on a person's data, for example during an investigation or because of a legal duty. Data under a hold, including the location trail, is not deleted automatically. It is kept until the hold is released.
| Data | How long |
|---|---|
| Location trail points (with speed) | 24 hours, then permanently deleted by a job that runs every hour, unless under a hold. The settings allow at most 7 days. |
| A "location request" position | Not written to the database. It is held in temporary memory until the request expires (10 minutes). |
| «من شاهد موقعك» (Who looked at your location) log | One year, because it is a safeguarding record for the student, unless under a hold. |
| Sharing start and stop times, arrival and departure times, location consent records | Not deleted automatically. Kept for as long as the database exists. |
| Chat messages and attachments (both kinds) | A message is deleted automatically 36 months after it was sent (the school can set 12 to 120 months). These are kept with no time limit: messages that were edited, deleted or hidden by staff, and messages a supervisor has viewed. A message with an open report is kept until the report is closed. |
| Notification inbox | 365 days, then deleted automatically. |
| Notification delivery records | 90 days, then deleted automatically. |
| Sign-in attempts | 90 days, then deleted automatically. |
| «ملاحظاتي ومهامي» (My notes and tasks) | For as long as the account exists. A note the student deletes goes to the trash so it can be restored. It is permanently deleted automatically after 30 days in the trash. |
| «مراسلة الإدارة» (Contact the school office) | Deleted automatically two years (730 days) after the thread is closed. A thread that is still open is not deleted. |
| School records: enrolment, marks and their changes, attendance and its corrections and the gate-terminal records, homework, quizzes, leave requests | Kept by the school as a permanent school record. They are not deleted automatically, because a school must keep its students' academic record. |
| Profile data: name, contact details, national ID, date of birth, guardian and staff details, health information, internal notes, the profile photo and the face photo prepared for the gate terminals | For as long as the database exists, even after the account is closed. The system has no procedure that erases them. On request, the office can clear or change some fields, such as phone, email and photo, by editing the profile. |
| Your device records (push token, install ID, model, OS, app version) | They stop being used when you sign out or the account is closed, but the record itself is kept for as long as the database exists. |
| Last sign-in time and its IP address | For as long as the database exists. |
| Reports about messages, acknowledgements of the supervision notice, survey answers | Not deleted automatically. Kept for as long as the database exists. |
| Audit trail, account-status history, log of supervisors' chat reviews | Permanently. They cannot be changed or deleted. They record who did what and when, with the IP address and the device or browser description of the person acting (including your own sign-in with a QR code). The supervision log also keeps the search terms a supervisor typed, and the account-status history keeps the written reason for each suspension or archiving. The audit trail records which fields changed, but as a rule not their values and not the text of your messages. |
| Technical server logs | One file per day, kept for 14 days and then deleted automatically. |
| Backups | The system's encrypted backups: up to 3 years (a yearly copy). Hosting control-panel backups: daily copies kept 7 days and weekly copies kept 4 weeks. Hostinger's whole-server backups: replaced in turn and kept no longer than 4 weeks. Data deleted from the system can remain in an older backup until that backup expires. |
When you ask for your account to be deleted, the school closes it by archiving it, and sign-in stops. Archiving does not erase data: the data above is kept for the periods shown. Details are on the delete-account page.
13. Your rights and how to use them
- Access: you can see most of your data in the app, and you can ask the school office for a copy.
- Correction: the office enters names, contact details and enrolment data, so ask the office to correct them.
- Closing your account and deleting data: in the app, «حسابي» (Account) → «حذف الحساب» (Delete account), or contact the school. The school closes the account, and the office can clear some profile fields, but the system does not erase the rest of the data. See the delete-account page.
- Withdrawing location consent: in the student's app («اسحب موافقتي», Withdraw my consent), or, for a guardian, through the school.
- Notifications: you can turn them off in your phone's settings.
- Objections and complaints: contact us by phone +964 772 658 7102 (call or WhatsApp), or speak to the school administration. If you are not satisfied with our answer, you can go to the General Directorate of Education in Basra, the official body that supervises private schools.
Before acting on a request we check who you are, usually by calling you on the number the school has on record. We reply within 30 days of receiving the request.
14. Changes to this policy
If we change this policy, we will publish the new text here with a new effective date. If the change is significant, we will also announce it in the app before it applies.
15. Contact us
Abna Al-Razi Private Schools — Al-Shuhada St., Al-Zahraa, Basra, Iraq
Map location (30.524242, 47.808454)
Phone and WhatsApp, also for app support: +964 772 658 7102 · WhatsApp
Office hours: Sunday to Thursday, 8:00 to 14:00, Iraq time (UTC+3)
Website: abna-alrazi.school-iq.my